Welke elektronische hantekening onder een arbeidsovereenkomst

Wanneer je er als werkgever voor kiest om een arbeidsovereenkomst elektronisch aan te gaan, let er dan goed op welke arbeidsrechtelijke elementen er in de overeenkomst zijn opgenomen. Stem hier het soort elektronische handtekening op af.

Arbeidsovereenkomst op afstand sluiten

In deze tijd van thuiswerken en videobellen vinden ook sollicitatiegesprekken steeds vaker online plaats. De techniek is hiervoor beschikbaar en het werkt over het algemeen prima om zo een eerste indruk van een sollicitant te krijgen. Ook een arbeidsovereenkomst is op afstand snel gesloten. De vraag is echter hoe je op afstand tot een rechtsgeldige arbeidsovereenkomst kunt komen. Hoe zit het bijvoorbeeld met de vereisten rondom de elektronische handtekening bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst. Welke elektronische handtekening zet je onder een arbeidsovereenkomst?

De elektronische handtekening in het kort

De eIDAS verordening kent drie verschillende vormen van de elektronische handtekening: de gewone, de geavanceerde en de gekwalificeerde elektronische handtekening. De verschillen tussen deze handtekeningen zijn vooral te vinden in de technische eisen die eraan worden gesteld en de daaraan gekoppelde rechtsgevolgen. Kijk eens naar onderstaand artikel wanneer je hierover meer wil weten.

Rechtsgeldig contracteren met een digitale handtekening

De arbeidsovereenkomst is vormvrij

Overeenkomsten zijn in beginsel vormvrij. Een handtekening is vaak helemaal geen vereiste voor een rechtsgeldige overeenkomst. Een handtekening dient primair als bewijs tussen de ondertekenaars voor hetgeen ze zijn overeengekomen. Dit geldt ook voor de arbeidsovereenkomst.

Art. 7:610 BW: De arbeidsovereenkomst is de overeenkomst waarbij de ene partij, de werknemer, zich verbindt in dienst van de andere partij, de werkgever, tegen loon gedurende zekere tijd arbeid te verrichten.

Zo bezien is er vaak geen juridische belemmering om een digitale handtekening, in welke vorm dan ook, toe te passen. De arbeidsovereenkomst kent echter een aantal elementen waarbij een schriftelijkheidsvereiste geldt en waarbij een bepaald soort elektronische handtekening komt kijken.

Arbeidsrechtelijke bepalingen in de arbeidsovereenkomst

Het is niet ongebruikelijk dat er in een arbeidsovereenkomst een aantal arbeidsrechtelijke bepalingen zijn opgenomen die wel degelijk schriftelijk overeengekomen dienen te worden. Ik noem er een paar die vast herkenbaar zijn: het concurrentiebeding, het relatiebeding, het eenzijdig wijzigingsbeding, het proeftijdbeding, etc. Omdat deze bedingen schriftelijk overeengekomen dienen te worden (anders zijn ze nietig) komt hier art. 6:277a BW om de hoek kijken. Waar het gaat om de totstandkoming langs “elektronische weg” dient de overeenkomst, op grond van dit artikel aan een aantal waarborgen te voldoen, namelijk dat:

– De overeenkomst raadpleegbaar door partijen is;

– de authenticiteit van de overeenkomst in voldoende mate gewaarborgd is;

– het moment van totstandkoming met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld;

– de identiteit van de partijen met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld.

Wat betekent dit voor de elektronische handtekening van een overeenkomst met daarin één of meerdere van deze bedingen? Op grond van bovengenoemde punten lijkt tenminste een geavanceerde handtekening nodig te zijn.

Bijzondere verplichtingen van de werkgever

Maar ook hiermee zijn we er nog niet helemaal. Het arbeidsrecht kent op grond van art. 7:655 lid 1 BW de verplicht aan een werkgever toe om aan de werknemer bepaalde gegevens te verstrekken. Art. 7:655 BW kent overigens uitzonderingen zoals in het geval een CAO van toepassing is.

Bij deze gegevens kun je denken aan zaken als plaats waar de arbeid wordt verricht, de aanspraak op vakantie, de gebruikelijke arbeidsduur, etc. De gegevens mogen, wanneer de werknemer er uitdrukkelijk mee instemt, elektronisch worden verstrekt. De elektronische verstrekking ervan moet door de werkgever ondertekend zijn met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze opgave van gegevens mag los van de arbeidsovereenkomst worden verstrekt.

Art. 7:655 lid 3: (…) De opgave wordt door de werkgever ondertekend. Indien de opgave elektronisch wordt verstrekt, is deze voorzien van een elektronische handtekening die voldoet aan de eisen, bedoeld in artikel 15a lid 2 van Boek 3. (…).

Wanneer je de opgave van deze gegevens direct in een elektronisch te tekenen arbeidsovereenkomst opneemt, dan dien je deze arbeidsovereenkomst hierdoor als werkgever met een gekwalificeerde elektronische handtekening te ondertekenen.

De arbeidsovereenkomst elektronisch tekenen

Kies je er als werkgever voor om een arbeidsovereenkomst elektronisch aan te gaan, let er dan goed op welke elementen er in de overeenkomst zijn opgenomen. Stem hier het soort elektronische handtekening op af.

Bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst waarin één of meer bedingen zijn opgenomen die schriftelijk overeengekomen moeten worden, is het voor een werkgever raadzaam om bij elektronische ondertekening tenminste te kiezen voor een geavanceerde elektronische handtekening. Neem je direct de gegevens op die in Art. 7:655 lid 1 worden genoemd, kies dan voor een gekwalificeerde handtekening.