Metadata en notities woningcorporatie onderdeel AVG inzagerecht

In dit artikel laat ik een aantal, wellicht minder voor de hand liggende gegevens zien die onder het inzagerecht van art. 15 AVG vallen. Dat doe ik aan de hand van een rekestprocedure die recent heeft gediend voor de rechtbank Den Haag (ECLI:NL:RBDHA:2022:11521). In deze zaak, die is aangespannen door een huurder, wordt een woningcorporatie veroordeeld tot het verstrekken van verwerkte persoonsgegevens waaronder interne correspondentie en telefonisch gedeelde persoonsgegevens en tot het verstrekken van metadata.

Geschatte leestijd: 5 minuten

Beroep op inzagerecht ex art. 15 AVG

Verzoekster in deze zaak huurt een appartement bij de woningcorporatie. Deze huurder heeft de woningcorporatie verzocht om inzage te geven in de persoonsgegevens die de woningcorporatie van haar heeft verwerkt.

In reactie op het inzageverzoek heeft de woningcorporatie enkele fysieke stukken overhandigd, waaronder een uitdraai van de persoonsgegevens uit het ERP-systeem en het DMS-systeem. Via haar advocaat geeft de verzoekster aan de woningcorporatie aan dat de stukken niet compleet zijn. Zo ontbrak de inzage in de aan derden verstrekte persoonsgegevens, waaronder hulpinstanties zoals GGD of GGZ. Hiernaast ontbraken er overlastmeldingen van medebewoners. De advocaat van de woningcorporatie antwoordt hierop dat overlastmeldingen over de verzoekster niet zijn aan te merken als persoonsgegevens. Wat betreft de contacten met hulpinstanties is toegelicht waarom die contacten hebben plaatsgevonden en wat daarvan de conclusies zijn. De woningcorporatie concludeert in haar brief dat zij heeft voldaan aan het verzoek van de verzoekster.

Ik beperk mij in dit artikel tot een aantal elementen van het inzagerecht die in deze zaak aan bod komen.

Huurder vraagt veroordeling tot het verschaffen van persoonsgegevens

In een rekestprocedure vraagt de verzoekster de woningcorporatie te veroordelen tot het verschaffen van inzage in de persoonsgegevens die de woningcorporatie van haar heeft verwerkt. Zij legt aan haar verzoek het inzagerecht ten grondslag, zoals neergelegd in art. 15 AVG. Zij heeft toegelicht dat zij door middel van de te verlenen inzage de rechtmatigheid en juistheid van de verwerking van haar persoonsgegevens wil controleren en zij wil met de verlangde gegevensinzage mede haar verzoek om een urgentieverklaring onderbouwen.

De woningcorporatie is van mening dat het verzoek moet worden afgewezen, omdat zij al voldoende inzage heeft verschaft. Voor zover de verzoekster meer, of op andere wijze inzage verzoekt, biedt de AVG daarvoor geen grondslag, zo stelt de woningcorporatie.

Metadata van de woningcorporatie valt onder het inzagerecht

Art. 15 lid 1 AVG, zo motiveert de rechtbank, geeft de betrokkene recht op uitsluitsel van de verwerkingsverantwoordelijke op de vraag of deze persoonsgegevens heeft verwerkt. De woningcorporatie is gehouden om inzage te geven in de door haar verwerkte persoonsgegevens en daarover informatie te verschaffen die, kort gezegd, de achtergrond voor- en de wijze van het verwerken van de persoonsgegevens toelicht (art 15 lid 1 sub a tot en met sub h AVG). Ook, zo stelt de rechtbank, is de woningcorporatie op grond van art. 15 lid 3 AVG gehouden om kopieën te verstrekken van de verwerkte persoonsgegevens.

Metadata zijn gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Het zijn dus eigenlijk data over data. De metadata bij een bepaald document (de gegevens) kunnen bijvoorbeeld zijn: de auteur, de datum van schrijven, de uitgever, het aantal pagina’s en de taal waarin de gegevens zijn opgesteld.
Wikipedia

Het inzagerecht beperkt zich tot informatie die beantwoordt aan de definitie van “persoonsgegeven” en door de voorwaarde dat sprake is van “verwerking”. In art. 4 lid 1 AVG is bepaald dat informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon tot persoonsgegevens in de zin van deze regeling wordt gerekend zo stelt de rechtbank. Verder stelt de rechtbank dat door de woningcorporatie niet is bestreden dat de zogenaamde metadata (door de verzoekster omschreven als de herkomst en wijze van verzending, en de wijze van vastlegging van het persoonsgegeven) ook beantwoordt aan de definitie van persoonsgegeven in artikel 4 AVG en dus ook onder het inzagerecht van de verzoekster valt.

Interne notities woningcorporatie behoren ook tot het inzagerecht

De rechtbank overweegt dat de AVG interne notities niet heeft uitgezonderd van het inzagerecht. Voor zover in interne notities over de betrokkene persoonsgegevens zijn verwerkt, waaronder wordt verstaan een mening of een beoordeling, dient ten aanzien van die gegevens inzage te worden gegeven. Dit betekent niet, zo motiveert de rechtbank verder, dat er een verplichting bestaat voor de verwerkingsverantwoordelijke tot het verstrekken van integrale kopieën van dergelijke stukken; de inzage blijft beperkt tot de persoonsgegevens. De rechtbank is echter wel van mening dat de woningcorporatie niet zonder meer kan volstaan met het verstrekken van een abstract overzicht van de verwerkte persoonsgegevens. Daarmee kan de verzoekster immers niet goed beoordelen of de verwerking van de persoonsgegevens rechtmatig is.

Telefonisch gedeelde persoonsgegevens

De rechtbank is van mening dat verzoekster in deze zaak voldoende aannemelijk heeft gemaakt dat de woningcorporatie onvolledige inzage heeft geboden in de door de woningcorporatie telefonisch gedeelde persoonsgegevens. Het delen van persoonsgegevens met derden – ook al is dat telefonisch – valt te kwalificeren als een verwerking en daarom is de woningcorporatie op dit onderdeel onvolledig geweest met haar inzage, zo stelt de rechtbank.

Hierbij wordt uitgezonderd de ongevraagd telefonisch ontvangen persoonsgegevens door de woningcorporatie. Dit is naar oordeel van de rechtbank immers geen verwerking omdat niet kan worden gesproken van een “verzameling”. Dat laatste is weer anders indien de ontvangen persoonsgegevens op enige wijze zijn opgeslagen.

Metadata, interne notities en telefoongegevens onderdeel van het inzagerecht

De woningcorporatie wordt veroordeeld tot het verstrekken van verwerkte persoonsgegevens waaronder interne correspondentie en telefonisch gedeelde persoonsgegevens en tot het verstrekken van metadata. Deze metadata heeft betrekking op de in deze zaak benoemde persoonsgegevens, waaronder de herkomst, het moment van verzending en vastlegging van deze informatie, ongeacht of deze zich bevindt bij de woningcorporatie zelf of bij een subverwerker of een verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 26 AVG.

Vragen over Privacykwesties?

Heb je nog vragen over het recht op inzage van persoonsgegevens of over het privacyrecht in het algemeen, neem dan gerust contact op of lees andere artikelen over dit onderwerp.