Recht op inzage AVG en de reikwijdte van artikel 15 AVG

Recht op inzage AVG; de reikwijdte van artikel 15 AVG


De AVG geeft aan betrokkene verschillende rechten wanneer zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder het recht op inzage. In beginsel heeft iedereen het recht om een verwerker van persoonsgegevens te vragen om inzage te verschaffen in de persoonsgegevens die deze organisatie van hem of haar verwerkt. Op grond van artikel 15, derde lid, van de AVG verstrekt de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene een kopie van de persoonsgegevens. Wat moet er nu precies onder het verstrekken van “kopieën van de persoonsgegevens” worden verstaan?

Geschatte leestijd: 5 minutes

Recht op inzage binnen de AVG

In dit artikel ga ik verder in op de reikwijdte van art. 15 AVG en in het bijzonder op de vraag wat er onder een “kopie van persoonsgegevens” moet worden verstaan. Deze vraag stond ook centraal bij de bestuursrechter van de rechtbank Midden-Nederland

Eiseres in deze zaak heeft bij verweerder het verzoek gedaan om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die van haar worden verwerkt. Eiseres wenst alle informatie te verkrijgen met betrekking tot haar persoon. Verweerder in deze zaak heeft er voor gekozen om in het overzicht alleen op te nemen welke persoonsgegevens van eiseres wél onder het inzagerecht vallen. 

Motiveringsplicht voor de invulling van de reikwijdte van artikel 15 AVG

Naar het oordeel van de rechtbank mag van de verweerder verwacht worden dat hij uitgebreider motiveert hoe en waarom hij tot de conclusie komt dat de overige gegevens die over eiseres zijn aangetroffen niet onder het inzagerecht van artikel 15 van de AVG vallen. De algemene stelling van verweerder dat de persoonsgegevens van eiseres in bepaalde documenten niet onder dit artikel vallen omdat het interne correspondentie of een juridische analyse is, en dat er daarom niets hierover is vermeld in het overzicht, is naar het oordeel van de rechtbank onvoldoende. Verweerder dient dit nader per document te duiden en toe te lichten, zodat eiseres hiertegen, zo nodig, kan opkomen.

Kopie van persoonsgegevens

Op grond van artikel 15, derde lid, van de AVG verstrekt de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene een kopie van de persoonsgegevens. 

De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de betrokkene een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien de betrokkene om bijkomende kopieën verzoekt, kan de verwerkingsverantwoordelijke op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding aanrekenen. Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, en niet om een andere regeling verzoekt, wordt de informatie in een gangbare elektronische vorm verstrekt.

Artikel 15 lid 3 AVG

Noch uit de toelichting op de AVG, noch uit de totstandkomingsgeschiedenis van de AVG blijkt wat er onder “kopie van persoonsgegevens” moet worden verstaan. 

De rechtmatigheid van de verwerking kunnen controleren

De Afdeling oordeelde eerder dat gelet op de algehele systematiek van artikel 15 AVG het verstrekken van een kopie van het document waarin de persoonsgegevens zijn vervat niet altijd noodzakelijk is en dat het doel van artikel 15 AVG is dat de betrokkene zich van de verwerking op de hoogte kan stellen en de rechtmatigheid daarvan kan controleren. 

In een recente uitspraak voegt de Afdeling daaraan toe dat een bestuursorgaan mag kiezen voor de vorm waarin de kopie van de persoonsgegevens wordt verstrekt, als met de gekozen wijze van verstrekking maar aan het doel van artikel 15, derde lid, van de AVG wordt voldaan.

Compleet overzicht

De Autoriteit Persoonsgegevens noemt op haar site dat organisaties er voor kunnen kiezen om alleen persoonsgegevens te kopiëren in plaats van de volledige documenten. Deze gegevens kunnen vervolgens bij elkaar worden gezet in een compleet overzicht. Een compleet overzicht houdt volgens de AP in dat de organisatie een kopie moet opnemen van elk persoonsgegeven dat de organisatie van deze persoon verwerkt. Ook als dat betekent dat bepaalde persoonsgegevens vaker in het overzicht voorkomen. Als voorbeeld noemt de AP de situatie dat de organisatie een adres op meerdere plekken heeft staan.

Conclusie recht van inzage op grond van artikel 15 AVG

De AVG gaat in beginsel uit van het verstrekken van “kopieën”. Het gaat hierbij niet om de integrale documenten waar de persoonsgegevens in worden vermeld. Een betrokkene kan aan de AVG niet het recht ontlenen om een afschrift te verkrijgen van het originele document of bestand waarin de gegevens staan 

De betrokkene dient in staat te worden gesteld om kennis te nemen van zijn gegevens en te controleren of die juist zijn en zijn verwerkt in overeenstemming is met de AVG. 

Het recht op inzage betekent niet dat een betrokkene zonder meer recht heeft op kopieën van de stukken of dossiers als zodanig als daarin zijn persoonsgegevens voorkomen. Wel mag de betrokkene een volledig overzicht, in begrijpelijke vorm, van alle persoonsgegevens verwachten. Het dient voor de betrokkene duidelijk te zijn hoe en waarom een verwerkingsverantwoordelijke tot de conclusie komt dat eventuele gegevens die over hem of haar zijn aangetroffen niet onder het inzagerecht van artikel 15 van de AVG vallen.

In bepaalde situaties zou kunnen worden volstaan met het verstrekken van een overzicht van de persoonsgegevens die worden verwerkt. In welke materiële vorm de persoonsgegevens moeten worden verstrekt is afhankelijk van de concrete omstandigheden.

Vragen over dit onderwerp?

Heb je nog vragen over dit onderwerp, neemt dan gerust contact op of lees andere artikelen over dit onderwerp.