Geschil software implementatie: Haviltex of CAO-norm?

De implementatie van nieuwe applicaties verloopt niet altijd zoals dat vooraf is beoogd. Niet zelden leidt dit tot een gang naar de rechter die de overeenkomst vervolgens mag gaan uitleggen. Zo ook bij dit tussenvonnis van de rechtbank Oost-Brabant in een zaak tussen de Peelgemeenten en Info Support over een software implementatie. De rechtbank is van oordeel dat de uitleg van alle stukken die tijdens de aanbestedingsprocedure zijn gewisseld moet worden gebaseerd op objectieve maatstaven.

Geschatte leestijd: 9 minuten

Software implementatie leidt tot rechtszaak

Recent heeft de rechtbank oost-Brabant een tussenvonnis gewezen in een zaak over de implementatie van een applicatie. In conventie staan de vragen centraal of er sprake is van slecht projectmanagement, of het geïmplementeerde systeem gebrekkig is en of het softwarebedrijf de overeenkomst tussentijds had mogen opzeggen. In reconventie komen de vergoeding van meerwerk en de rectificatie van een persbericht aan bod.

Het geschil

De Peelgemeenten hebben na een aanbestedingsprocedure op 13 oktober 2016 twee overeenkomsten met Info Support gesloten. Info Support heeft de gunning gekregen om de applicatie c2GO te mogen implementeren. De Go Live van deze applicatie zou op 1 januari 2017 plaatsvinden.

Al tijdens de implementatie ontstonden er problemen waardoor de applicatie later dan beoogd, op 9 januari 2017 Live kon gaan. Info Support bracht daarna diverse verbeteringen in de applicatie aan maar zij weigerde te voldoen aan alle eisen van Peelgemeenten. De Peelgemeenten is van mening dat zij die eisen kon baseren op de overeenkomst. Info Support stelt dat het ging om wensen die niet op die overeenkomsten waren gebaseerd.

Peelgemeenten verwijt Info Support slecht projectmanagement, het opleveren van een gebrekkige applicatie en dat Info Support na die Go Live ten onrechte weigerde om alle gebreken te herstellen. Peelgemeenten vordert in verband met dat verwijt een schadevergoeding van € 743.708,55. Daarnaast verwijt Peelgemeenten Info Support dat Info Support in april 2018 de twee overeenkomsten heeft opgezegd per 1 januari 2019, hoewel in die overeenkomsten geen mogelijkheid van tussentijdse opzegging was opgenomen. Peelgemeenten vordert in verband met dat verwijt een schadevergoeding van € 734.949,00.

De softwareleverancier, Info Support, heeft een tegenvorderingen ingesteld. Zij vordert dat Peelgemeenten wordt veroordeeld tot betaling van € 13.340,25 en € 137.362,50 voor het meerwerk dat Info Support voor het project heeft verricht. Daarnaast vordert Info Support rectificatie van een persbericht dat Peelgemeenten heeft uitgebracht en dat volgens Info Support onrechtmatig was.

In het arrest, onder punt 3, zijn de feiten gedetailleerd genoemd. Ze zijn het lezen waard. Kortheidshalve ga ik hier nu niet verder op in en ga naar de beoordeling van een aantal punten door de rechtbank.

Haviltex of CAO-norm?

Bij de uitleg van de overeenkomsten kan gekozen worden voor de objectieve CAO-norm, de subjectieve Haviltex-norm of een norm die tussen die twee normen ligt.

Het gaat hier om stukken die door één partij zijn opgesteld zonder dat over de inhoud is onderhandeld, zodat de letterlijke bewoordingen van die stukken zwaar moeten wegen bij de uitleg daarvan. Voor de aanbestedingsdocumenten komt daarbij dat die stukken zijn bedoeld voor alle potentiële inschrijvers, zodat het nodig is die stukken uniform uit te leggen.

De SLA’s zijn commerciële overeenkomsten die zijn gesloten tussen professionele partijen die met hun onderhandelingen hebben beoogd hun wederzijdse rechten en verplichtingen nauwkeurig vast te leggen. Ook in dat geval, zo overweegt de rechtbank, moet groot gewicht worden toegekend aan de taalkundige betekenis van die woorden die het meest voor de hand ligt, gelezen in het licht van de overige bepalingen van de overeenkomst die voor de uitleg relevant zijn.

De rechtbank is van oordeel dat de uitleg van alle stukken die tijdens de aanbestedingsprocedure zijn gewisseld moet worden gebaseerd op objectieve maatstaven.

Is er sprake van slecht projectmanagement aan de kant van de softwareleverancier?

De Peelgemeenten verwijt Info Support slecht projectmanagement. Peelgemeenten heeft gekozen voor een standaardapplicatie en niet voor maatwerk. Daarbij is er gekozen voor een functionele aanbesteding en niet voor een aanbesteding waarbij exact is voorgeschreven op welke manier die functionaliteiten moesten werken.

De rechtbank constateert dat Peelgemeenten bepaalde eisen niet kon baseren op het Programma van Eisen, omdat de betreffende eis daarin niet is opgenomen.

Het gemis aan functionaliteit werd echter als showstopper aangemerkt. Hiermee heeft Peelgemeenten Info Support gedwongen extra ontwikkelingswerk te verrichten in een periode die toch al erg kort was voor de verdere ontwikkeling en implementatie van de applicatie. Dit komt voor het risico van Peelgemeenten zo motiveert de rechtbank. Ook voor risico en rekening van de Peelgemeenten komen een aantal problemen met koppelingen met de applicatie.

Ook de vertraging van de datamigratie is tenminste gedeeltelijk aan Peelgemeenten zelf te wijten, omdat het Peelgemeenten tot twee keer toe niet is gelukt om een bepaalde extractie op tijd uit te voeren. Peelgemeenten veroorzaakte ook vertraging in de configuratie door haar werkprocessen niet op tijd vast te stellen.

Ook Info Support heeft steken laten vallen aldus de rechtbank. De problemen die bij dit project zijn ontstaan, zijn inherent aan ICT-projecten die in een korte tijd moeten worden uitgevoerd met niet uitontwikkelde applicaties.

Uit de aanbestedingsdocumenten blijkt dat Peelgemeenten zich ook realiseerde dat de tijd voor dit project erg kort was. Het is voor de rechtbank duidelijk dat partijen de handen ineen hebben geslagen om te proberen alle problemen praktisch op te lossen zodat Peelgemeenten toch nog vrij snel met de applicatie aan de slag kon gaan. Er is geen reden om Info Support achteraf verwijten te maken over haar aanpak van het project, laat staan om Info Support op grond daarvan aansprakelijk te houden voor de schade die Peelgemeenten heeft geleden omdat zij live moest gaan met een systeem dat nog niet helemaal goed werkte. Het verwijt van slecht projectmanagement moet daarom worden verworpen zo stelt de rechtbank.

Fatale termijn

Peelgemeenten stelt zich op het standpunt dat onder andere de datum van 1 januari 2017 voor de go live, fatale termijnen waren die automatisch tot verzuim van Info Support hebben geleid. Dit op grond van art. 6:83 aanhef en sub a BW.

De rechtbank motiveert dat de Hoge Raad heeft in haar arrest Fraanje/Götte heeft beslist dat een fatale termijn tussen partijen moet zijn overeengekomen of op grond van de redelijkheid en billijkheid moet voortvloeien uit de aard van de overeenkomst in verband met de omstandigheden van het geval. Peelgemeenten heeft in haar Inkoopvoorwaarden een beperkter criterium opgenomen.

Volgens de meest voor de hand liggende taalkundige betekenis van dit criterium is het nodig dat de woorden “fatale termijn” uitdrukkelijk in de overeenkomst worden vermeld of in ieder geval in andere bewoordingen nadrukkelijk duidelijk is gemaakt dat het gaat om een termijn die bij overschrijding automatisch verzuim oplevert. Het enkele gebruik van het woord “uiterlijk” voor een datum is daarvoor onvoldoende. Het beroep van Peelgemeenten op fatale termijnen moet daarom worden verworpen, zo stelt de rechtbank.

Acceptatie en garantie

Info Support stelt zich op het standpunt dat Peelgemeenten op grond van de inkoopvoorwaarden het systeem heeft geaccepteerd.

De rechtbank verwerpt het standpunt van Info Support. Van de acceptatie zou alleen sprake zijn geweest als Info Support het systeem daadwerkelijk ter acceptatie had aangeboden. Info Support heeft bij de mondelinge behandeling aangegeven dat zij het systeem nooit ter acceptatie heeft aangeboden. Peelgemeenten heeft daarom het systeem niet geaccepteerd door daarmee in productie te gaan.

Peelgemeenten doen een beroep op de garantiebepaling in haar inkoopvoorwaarden. De rechtbank benadrukt dat Info Support heeft meegewerkt aan een snelle live-gang omdat Peelgemeenten daarbij groot belang had. Peelgemeenten heeft er zelf voor gekozen snel live te gaan zonder daarbij de acceptatieprocedure te volgen. Daarmee heeft Peelgemeenten welbewust het risico geaccepteerd dat de applicatie nog niet compleet en nog niet volledig gebruiksklaar zou blijken. Onder die omstandigheden, zo stelt de rechtbank, is het beroep van Peelgemeenten op de garantie van de Inkoopvoorwaarden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar.

Aansprakelijk door tussentijdse opzegging?

Peelgemeenten stelt dat Info Support toerekenbaar tekort is geschoten in de nakoming van haar verplichtingen door de overeenkomsten tussentijds te beëindigen.

De overeenkomsten, zo motiveert de rechtbank, zijn gemengde overeenkomsten die voor bepaalde tijd zijn gesloten en die niet voorzien in de mogelijkheid van tussentijdse opzegging. Voor zover het overeenkomsten van opdracht zijn, geldt art. 7:408 lid 2 BW: de opdrachtnemer die de overeenkomst is aangegaan in de uitoefening van een beroep of bedrijf kan een dergelijke overeenkomst alleen opzeggen als sprake is van gewichtige redenen.

Voor zover het overeenkomsten van andere aard zijn, geldt de jurisprudentie van de Hoge Raad dat overeenkomsten voor bepaalde tijd die niet voorzien in de mogelijkheid van tussentijdse opzegging, alleen kunnen worden opgezegd als sprake is van onvoorziene omstandigheden die van zo ernstige aard zijn dat de wederpartij naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid niet mag verwachten dat de overeenkomst tot het overeengekomen tijdstip in stand blijft.

De rechtbank concludeert dat Info Support toerekenbaar tekortgeschoten is in de nakoming van haar verplichtingen uit de overeenkomsten die zij met Peelgemeenten had gesloten, door die overeenkomsten in april 2018 tussentijds op te zeggen.

Onrechtmatige uitlatingen?

In reconventie verwijt Info Support dat Peelgemeenten zich op onrechtmatige wijze over Info Support heeft uitgelaten in het persbericht en in daarop gebaseerde artikelen in regionale kranten en op het internet.

Het persbericht komt erop neer dat er door de opzegging van de overeenkomsten door Info Support gemeenschapsgeld verloren is gegaan en dat Peelgemeenten om die financiële schade vergoed te krijgen genoodzaakt is om – ook weer met gemeenschapsgeld – een (kostbare) juridische procedure te voeren. Daarmee is het algemeen belang gegeven dat Peelgemeenten de besteding van gemeenschapsgeld aan haar inwoners verantwoordt.

Hoewel de uitgelichte passages hier en daar onnodige informatie bevatten, de gebeurtenissen daarin soms eenzijdig zijn weergegeven en ook de woordkeus van Peelgemeenten daarin niet steeds neutraal is, kan volgens de rechtbank niet gezegd worden dat zij haar verwijten aan Info Support excessief heeft verwoord. Omdat Peelgemeenten niet onrechtmatig heeft gehandeld door het uitbrengen van het persbericht, is er geen reden voor een rectificatie van dat persbericht.

Tussenvonnis

Zoals aangegeven gaat het hier nog om een tussenvonnis. In oktober wordt deze zaak voortgezet waarbij beide partijen de ruimte krijgen om verdere inlichtingen kunnen geven en hun stellingen nader kunnen onderbouwen.