Hoe kun je als werkgever de e-mail van een werknemer inzien zonder ernstige inbreuk te maken op privacy
Het is als werkgever niet zomaar toegestaan om de e-mail van je werknemers te controleren of in te zien. Op grond van art. 8 EVRM heeft een werknemer het recht op privacy, ook binnen zijn zakelijke mailomgeving. De werkgever dient dit te respecteren. Dit recht is echter niet absoluut. Lees hier een aantal tips.
E-mail zonder toestemming doorzoeken
Het is als werkgever niet zomaar toegestaan om de e-mail van je werknemers te controleren of in te zien. In een beschikking van 14 juli jl. komt de kantonrechter van de rechtbank Amsterdam tot deze slotsom in een zaak over een verstoorde arbeidsrelatie. In dit artikel richt ik me specifiek tot een onderdeel van deze uitspraak, namelijk het feit dat de werkgever zonder concrete verdenking, zonder vooraankondiging of toestemming de e-mailbox van de werknemer heeft doorzocht. In deze beschikking vinden we weer een mooi voorbeeld van de manier waarop je niet met de e-mailbox van je medewerkers dient om te gaan. Je kunt dit als werkgever beter anders aanpakken. Daarvoor geeft ik in dit artikel nog een aantal tips.
Ontslagprocedure
De werknemer waarover het in deze beschikking gaat, is sinds 1 maart 2010 in dienst en is verantwoordelijk voor het aansturen van personeel en het uitvoeren van relatiebeheer. De werkgever deelt eind januari 2020 aan de werknemer mee dat zij het dienstverband willen beëindigen. De reden hiervoor is dat het draagvlak voor de werknemer onder het personeel is weggevallen. Daarnaast hebben enkele belangrijke klanten aangegeven dat zij niet langer met de werknemer willen samenwerken.
Verstoorde arbeidsrelatie
Omdat de werknemer geen ontslagregeling accepteert stapt de werkgever naar de rechter met het verzoek de arbeidsovereenkomst te ontbinden. De werkgever stelt dat er sprake is van disfunctioneren, ernstig verwijtbaar handelen, een verstoorde arbeidsrelatie en/ of de verzamelgrond. De werkgever voert hierbij aan dat een aantal zaken blijken uit e-mails van de werknemer. De werknemer betwist dat er een redelijke grond voor ontbinding is en verzoekt (primair) om het ontbindingsverzoek af te wijzen. De kantonrechter kan niet vaststellen dat de werknemer niet goed functioneert of dat hij verwijtbaar heeft gehandeld. Wel wordt vastgesteld dat de arbeidsrelatie tussen beide partijen ernstig is verstoord.
Geen concrete verdenking, vooraankondiging of toestemming
De werknemer voert verweer en stelt tegenvorderingen in. De kantonrechter is van oordeel dat werknemer terecht heeft gesteld dat zijn werkgever zonder concrete verdenking, zonder vooraankondiging of zonder toestemming, geen recht had zijn gehele e-mailbox tot het jaar 2016 te laten doorzoeken. Zeker niet door een andere medewerker die hiertoe opdracht had gekregen van de werkgever.
Inbreuk op de privacy
Deze inbreuk op de privacy van de werknemer is, zo oordeelt de kantonrechter, in strijd met artikel 8 EVRM en heeft bovendien de verhouding tussen partijen onnodig verstoord. Te meer nu uit de e-mails niets schokkends naar voren is gekomen. Bovendien had de werkgever de e-mail niet door een werknemer moeten laten onderzoeken maar had de werkgever hiervoor een extern bureau kunnen inschakelen. Ook hierdoor zijn de verhoudingen binnen de organisatie onnodig verstoord geraakt.
Arbeidsverhouding verstoord
De kantonrechter komt tot de conclusie dat de arbeidsverhouding door de handelswijze van de werkgever zodanig ernstig en duurzaam verstoord is geraakt dat niet valt in te zien dat de arbeidsovereenkomst “nog door partijen op een vruchtbare en harmonieuze manier kan worden voortgezet”. De verstoring van de arbeidsverhouding wordt de werkgever aangerekend en wordt haar zelfs ernstig verweten. Het gevolg hiervan is dat de werknemer naast de transitievergoeding een billijke vergoeding wordt toegekend.
Hoe pak je dit beter aan, voorkom een hogere ontslagvergoeding
Het zonder toestemming door de werkgever ophalen van mail uit mailboxen van werknemers komt vaker in ontslagzaken voor. Wanneer dit gebeurd kan de rechter tot de conclusie komen dat het privacyrecht van de medewerker is geschonden. De rechter kan dit bewijs toch meewegen in zijn beoordeling. Onrechtmatig verkregen bewijs, brengt niet automatisch met zich mee dat dit in een civiele procedure moet worden uitgesloten. Dit bewijs kan dus leiden tot het einde van een dienstverband. De inbreuk op privacy kan wel leiden tot een hogere verwijtbaarheid aan de kant van de werkgever en resulteren in een hogere ontslagvergoeding voor de werknemer. Dit zien we in de uitspraak die ik in dit artikel heb behandeld.
Kenbaar maken
Werkgevers hanteren in toenemende mate een bedrijfsreglement waarin is aangegeven hoe de werknemer met het gebruik van internet en mail moet omgaan. Steeds vaker zie ik dat hierin is aangegeven dat de werkgever de mailberichten van een werknemer kan controleren. Op deze manier is het voor de werknemer kenbaar dat de werkgever de e-mailberichten kan controleren. Hiermee is er aan één criterium voldaan. Maar dan nog steeds dient er sprake te zijn van een gerechtvaardigd doel voor het lezen van de mailberichten. Ook dient het aangetoond te worden dat er geen ander en minder belastende methode voorhanden is en dat het proportioneel is gedaan. In de uitspraak die ik heb behandeld zien we ook terug dat de mail bijvoorkeur door een onafhankelijke derde zoals een onderzoeksbureau wordt ingezien.
Vragen of meer weten over dit onderwerp?
Neem voor meer informatie gerust contact op. Vragen staat vrij!
