De AVG en het personeelsdossier
Ook wanneer het personeelsdossier door de werkgever niet geautomatiseerd wordt verwerkt bevat een personeelsdossier meerdere kenmerken die zodanig met elkaar samenhangen dat al die gegevens naar de werknemer zijn te herleiden. Een personeelsdossier is hierdoor aan te merken als een bestand in de zin van de AVG.
Is de AVG van toepassing op het personeelsdossier?
In deze uitspraak van de kantonrechter van de rechtbank Midden-Nederland wordt de vraag behandeld of de AVG van toepassing is op het bijhouden van een personeelsdossier en dienovereenkomstig op het verzoek tot inzage in het personeelsdossier.
Op grond van de AVG vordert een werknemer de afgifte van een kopie van zijn volledige personeelsdossier.
Personeelsdossier wordt gekenmerkt als een bestand
De AVG is op grond van art. 2 lid 1 AVG van toepassing op de geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens alsmede op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Het is in deze uitspraak niet duidelijk of het personeelsdossier van de werknemer geautomatiseerd wordt verwerkt. Wanneer dat het geval is, valt het personeelsdossier onder het materiële toepassingsgebied van de AVG. Wanneer de documenten in het personeelsdossier van de werknemer echter niet geautomatiseerd worden verwerkt, moet nog worden beoordeeld of het personeelsdossier kan worden aangemerkt als “bestand”.
Om als bestand in de zin van art. 4 lid 6 AVG te kunnen gelden is vereist dat de persoonsgegevens een gestructureerd geheel vormen dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is. Daarvoor is een samenhangend geheel en een systematische toegankelijkheid van de persoonsgegevens vereist. Het vereiste “gestructureerd geheel” houdt in dat de gegevensverwerking of de verzameling op grond van meer dan één kenmerk een onderlinge samenhang vertoont. Ook wanneer het personeelsdossier door de werkgever niet geautomatiseerd wordt verwerkt, zo oordeelt de rechter, bevat een personeelsdossier meerdere kenmerken die zodanig met elkaar samenhangen dat al die gegevens naar de werknemer zijn te herleiden. Een personeelsdossier is hierdoor aan te merken als een bestand.
Recht op inzage en verstrekking de persoonsgegevens
Op grond van deze overweging komt de kantonrechter tot de conclusie dat de werknemer bescherming geniet onder de AVG. De vordering van de werknemer wordt toegewezen. De betrokkene heeft onder meer het recht om inzage te verkrijgen in zijn persoonsgegevens. Daarnaast heeft hij recht op de verstrekking van een kopie van zijn persoonsgegevens die door de werkgever worden verwerkt.
Met deze uitspraak wordt bevestigd dat een werknemer op grond van de AVG dus het recht heeft op inzage in zijn persoonsgegevens en op de verstrekking van een kopie van zijn persoonsgegevens die worden verwerkt.
