Criteria voor het monitoren e-mailgebruik werknemer
Het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden heeft op 5 juli jl. in hoger beroep een tussenuitspraak gedaan over een verzoek tot ontbinding van een arbeidsovereenkomst. Een centrale vraag hierbij is of het de werkgever is toegestaan om de zakelijke e-mail van de medewerker te onderzoeken. In dit artikel beperk ik mij specifiek tot het onderdeel van de monitoring van het e-mailgebruik. Voor de beantwoording van deze vraag zoekt het hof aansluiting bij de Bărbulescu richtsnoeren. Het hof geeft beide partijen een bewijsopdracht.
Geschatte leestijd: 4 minuten
Recht op privacy is niet absoluut
Heb je als werkgever het recht hebt om je de toegang te verschaffen tot de mail van medewerkers? Deze vraag komt bijvoorbeeld naar voren op het moment dat een werknemer ziek is en de werkgever behoefte heeft aan informatie in de mailbox van de betreffende werknemer. We hebben het dus over een zakelijke mailbox. Hierdoor wordt er door zowel werknemers als werkgevers aangedragen dat het juist daarom wel zal mogen. Op grond van art. 8 EVRM heeft een werknemer echter het recht op privacy, ook binnen zijn zakelijke mailomgeving. De werkgever dient dit te respecteren. Dit recht is echter niet absoluut. De beide belangen dienen zorgvuldig tegen elkaar te worden afgewogen. De zaak die heeft gediend aan het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden is hiervan een goed voorbeeld.
Monitoren e-mailgebruik
In deze zaak is de werkgever, ING, na signalen van fraude een intern intern onderzoek gestart. Dit onderzoek bestond o.a. uit het monitoren van het e-mailgebruik van de werknemer.
De werkgever heeft de kantonrechter vervolgens verzocht om ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Kort gezegd vanwege het door hem vermeend verrichten van langdurig niet gemelde nevenactiviteiten en het structureel gebruiken van onder andere zijn werk e-mail en werklaptop voor privédoeleinden.
De kantonrechter heeft dit verzoek vervolgens afgewezen omdat het haar onduidelijk was of de werkgever bij de monitoring van het e-mailgebruik heeft voldaan aan de voorwaarden die het Europees Hof voor de Rechten van de Mens (EHRM) in de zaak Bărbulescu heeft gesteld.
Richtsnoeren uit Bărbulescu arrest van het EHRM
In hoger beroep gaat het hof verder in op de vraag, of de werkgever toegang heeft tot de e-mailbox van de werknemer. Hiervoor kijkt het hof, naast de wet en AVG, naar de uitspraak van het EHRM in de zaak Bărbulescu. Het EHRM, zo motiveert het hof, beantwoordde deze vraag aan de hand van de volgende richtsnoeren, die ook door de kantonrechter eerder aangehaald:
1. Is de werknemer vooraf geïnformeerd over (de aard van) de mogelijke monitoring van correspondentie en andere communicatie door de werkgever?
2. Wat is de omvang van de monitoring en hoe ernstig is de inbreuk op de privacy van de werknemer (ofwel: proportionaliteit)?
3. Heeft de werkgever legitieme gronden die de toegepaste monitoring rechtvaardigen?
4. Was monitoring met minder indringende methoden en maatregelen mogelijk geweest?
5. Welke gevolgen heeft de monitoring voor de werknemer gehad?
6. Zijn de werknemer adequate waarborgen geboden, in het bijzonder bij indringende vormen van monitoring?
Monitoring E-mailgebruik op onderlinge samenhang beoordelen
Het hof stelt voorop dat de richtsnoeren uit het Bărbulescu-arrest geen voorwaarden zijn, maar factoren die bij de toetsing een rol spelen. Het EHRM, zo motiveert het hof, leidt de richtsnoeren immers in met de zin: ‘In this context, the domestic authorities should treat the following factors as relevant’ (Bărbulescu-arrest, r.o. 121).
De richtsnoeren zijn hiermee dus factoren die alle van belang zijn, maar waarbij niet één enkele factor de doorslag kan geven. De factoren moeten in onderlinge samenhang worden bezien. Het hof verwijst hier naar de zogenaamde Spijkers-criteria: relevante factoren mogen niet afzonderlijk worden beoordeeld en het gewicht dat wordt toegekend aan de verschillende mee te wegen factoren is afhankelijk van de omstandigheden van het geval (HvJ EG 18 maart 1986 (Spijkers), NJ 1987/502),
Bewijs aanleveren
Het hof stelt vast dat de werknemer vooraf niet geïnformeerd is over de mogelijke monitoring zoals is bedoeld in sub 1 van de richtsnoer. De werkgever heeft aangevoerd dat zij een gerechtvaardigd belang had de zakelijke e-mails van werknemer te bekijken. Namelijk het voorkomen/bestrijden van onder meer fraude. Het voorkomen van illegale praktijken is een legitieme reden, zo stelt de werkgever, om de signalen over strafbare feiten te controleren.
Het hof kan aan de hand van de nu beschikbare informatie niet vaststellen of de monitoring aan de vereisten van proportionaliteit heeft voldaan. Het hof geeft aan dat daarover duidelijkheid dient te worden verschaft.
Het hof laat de werkgever toe tot het bewijs van feiten en omstandigheden waaruit blijkt dat er voldoende reden was voor onderzoek van de e-mails aan te leveren. Daarbij staat het hof de werknemer toe te bewijzen dat er zonder voldoende aanleiding of grond, onderzoek naar hem en zijn zakelijke e-mailgebruik is gedaan.
Vragen over Privacykwesties?
Heb je nog vragen over dit onderwerp of over het privacyrecht in het algemeen, neemt dan gerust contact op of lees andere artikelen over dit onderwerp.
