Whatsapp- en sms-berichten van ambtenaren
De opvraagbaarheid van Whatsapp- en sms-berichten van ambtenaren onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob)
Opvraagbaarheid van berichten
Whatsapp-berichten en sms-berichten van ambtenaren blijken opvraagbaar te zijn in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur. Zo werd op 28 november 2017 geoordeeld door de Rechtbank Midden-Nederland in Utrecht.
De Rechtbank Midden-Nederland oordeelde dat Whatsapp-berichten en sms-berichten als documenten zijn aan te merken onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Eisende partij in deze zaak had aangevoerd dat zij van mening is dat informatie die is neergelegd in de vorm van een tekstbericht via Whatsapp of sms niet wezenlijk anders is dan informatie die is neergelegd in de vorm van en notitie of e-mail. De verweerder was echter van mening dat met het verzoek om openbaarmaking van informatie uit Whatsapp-berichten en sms-berichten niet wordt voldaan aan de definitie van het begrip “document” in de zin van de Wob. Volgens de verweerder dienen Whatsapp-berichten en sms-berichten te worden vergeleken met het vroegere telefoonverkeer waardoor deze berichten niet het ‘functioneel equivalent’ van een papieren stuk zijn.
Documentbegrip onder de Wob
De verweerder voerde voorts aan dat de Wob niet de verplichting met zich meebrengt tot het maken van een schriftelijke notitie van een telefoongesprek en ook niet tot het bewerken of opstellen van documenten, waaronder een telefoonnotitie. Indien Whatsapp-berichten en sms-berichten moeten worden gedeeld, zal een document moeten worden gecreëerd door tekst te knippen en te plakken in bijvoorbeeld een Word-document. Hiermee wordt volgens de verweerder het huidige documentbegrip van de Wob verlaten, indien van een bestuursorgaan wordt verwacht dat dergelijke virtuele informatie tot een document moet worden gemaakt.
Berichten zijn geen telefoongesprekken
De rechtbank vergelijkt in haar uitspraak de Whatsapp-berichten en sms-berichten niet met telefoongesprekken, maar meer met een notitie van een telefoongesprek. Telefoongesprekken vallen niet onder de werkingssfeer van de Wob omdat ze niet zijn vastgelegd. Een Whatsapp-bericht of sms-bericht is naar oordeel van de rechtbank wel vastgelegd. De rechtbank komt daarmee tot de conclusie dat Whatsapp-berichten en sms-berichten onder de documentdefinitie van de Wob vallen. De rechtbank gaat hierna in op de vraag of de documenten ook “onder verweerder berusten”. Dit is een vereiste op grond van artikel 1, aanhef en onder a van de Wob. Dat een document op de harde schijf of de server van het bestuursorgaan moet staan, is naar het oordeel van de rechtbank in de huidige tijd niet vol te houden. Bestuursorganen kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om documenten op te slaan in de cloud of voor hun e-mailprogramma over te stappen op een provider die niet web-based werkt. De rechtbank komt tot het oordeel dat de manier van opslaan niet doorslaggevend mag zijn voor de vraag of de Wob wel of niet op een document van toepassing is. De rechtbank oordeelt vervolgens dat Whatsapp-berichten en sms-berichten alleen onder een bestuursorgaan berusten indien deze op een telefoon staan met een abonnement op naam van het bestuursorgaan. Soortgelijke berichten die op de privé́ telefoon van een ambtenaar staan vallen hiermee niet onder de term “berusten onder”.
Achterhalen van berichten
De vraag die resteert, is hoe een bestuursorgaan de Whatsapp-berichten en sms-berichten op de werktelefoons van de ambtenaren dient te achterhalen. De rechtbank overweegt hierbij als volgt: “Bij telefoons met een abonnement op naam van verweerder moet verweerder dus een methode vinden om die berichten te achterhalen”. Het is aan het bestuursorgaan om hiervoor een passende methode te vinden en dit te borgen.
