Operationele systemen binnen de IT branche
Het zorgvuldig lezen van aanbestedingsvragen en het stellen van vragen kan je veel tijd besparen en onnodige procedures voorkomen. Het begrip “operationeel” moet in deze uitspraak worden bezien in het perspectief van de IT-branche.
Aanbieden op openbare aanbestedingen wordt vaak als complex en tijdrovend ervaren. Het zorgvuldig lezen van de aanbestedingsvragen en het stellen van vragen kan je veel tijd besparen en onnodige procedures voorkomen. Dit blijkt maar weer eens uit een zaak die recent is behandeld door de voorzieningenrechter van de Rechtbank Den Haag.
Aanbestedingsprocedure
De omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) heeft een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure georganiseerd voor de verwerving van een bodeminformatiesysteem (software). In deze procedure heeft de ODMH drie mogelijke inschrijvers benaderd. In de offerteaanvraag is aangegeven dat de opdracht wordt gegund aan degene die de meeste punten haalt ofwel de economisch meest voordelige inschrijving doet.
In de offerte aanvraag is als eis opgenomen dat de beoogde software is gecertificeerd voor BRL SIKB0100. Hierover is door een van de mogelijke aanbieders, Roxit, een vraag gesteld. Roxit heeft hierbij opgemerkt dat er geen certificatie-instelling is die het certificatieonderzoek kan uitvoeren en heeft de ODMH gevraagd de eis aan te passen of deze eis te laten vervallen. Deze eis wordt door de ODMH aangepast in “De aanlevering naar het landelijk bodemloket op basis van SOKB0101 versie 12 of hoger is bij één of meerdere gebruikers van de aangeboden oplossing operationeel op het moment van inschrijving.”
Aanbestedende dienst komt terug op gunning
De ODMH heeft op 2 juli 2018 aan de leverancier Nazca laten weten dat de opdracht aan Nazca verleent. Daarbij heeft de ODMH aan Roxit meegedeeld dat de opdracht niet aan haar wordt gegund. Roxit heeft hiertegen bezwaar gemaakt omdat Nazca volgens haar op het moment van inschrijving niet voldeed aan bovenvermelde eis. De ODMH heeft Nazca vervolgens om toelichting gevraagd. Nazca heeft daarop schriftelijk toegelicht waarom zij meent wel te voldoen aan de eis. De ODMH heeft Nazca vervolgens laten weten om op grond van het antwoord op de gunning terug te komen.
Naar nu is gebleken voldeed u op 13 juni 2018 (het moment van inschrijven) niet aan deze eis (toevoeging voorzieningenrechter: eis 3.1.11). Weliswaar had u diverse stappen gezet op dit vlak (test en acceptatiefase). De daadwerkelijke in productieneming (operationeel worden) was op 14 juni 2018. Dit hebben wij geverifieerd bij de provincie Groningen en bij het bodemloket.
De zaak in kortgeding
Nazac vordert vervolgens in kortgeding de ODMH te gebieden om alle op haar rustende verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst onverkort na te leven en hem te verbieden de opdracht te gunnen aan een ander dan Nazca. De eerder afgewezen, Roxit, voegt zich in het geding en vordert -kort gezegd- de overeenkomst tussen de ODMH en Nazca te vernietigen en ODMH te gebieden de opdracht, voor zover zij die nog wil gunnen, te gunnen aan Roxit.
In deze zaak staat centraal wat er dient te worden verstaan onder het begrip “operationeel”.
Nazca en Roxit hebben beide verwezen naar de uitleg die Van Dale aan het woord operationeel geeft. Nacza verwijst naar de uitleg die is opgenomen bij de online versie van Van Dale: “klaar voor gebruik, werkend, toepasbaar”. Roxit noemt de uitleg die staat vermeld in de papieren versie van Van Dale: “geschikt om ermee te werken”, met vermelding van de nuances “ingezet” en “in werking gesteld”.
“Operationeel” in de zin van de IT branche
De rechtbank is van mening dat begrip “operationeel” moet worden bezien in het perspectief van de IT-branche. De ODMH heeft voldoende toegelicht dat binnen de IT-branche de operationele fase de fase is waarin de software daadwerkelijk in gebruik is genomen na de acceptatie van de klant. Immers, pas na ingebruikname gaan alle medewerkers met het systeem aan de slag en blijkt of het systeem in de dagelijkse praktijk werkt: dan is het systeem operationeel.
Gelet op de essentie van de opdracht en op de oorspronkelijk certificerings-eis en de reden van wijziging daarvan moest het naar mening van de rechter voor de inschrijvers duidelijk zijn geweest dat de ODMH een product geleverd wilde krijgen dat bewezen van de juiste kwaliteit is. Een veelvoorkomende manier om dat te waarborgen is door te eisen dat een product werkend en in gebruik bij een klant is. De voorzieningenrechter is van oordeel dat de ODMH de overeenkomst terecht heeft vernietigd op grond van dwaling.
