Bedrijfskalender-AVG-en-Portretrecht

Mag je foto’s van medewerkers voor je marketing gebruiken?


Bij de beantwoording op de vraag of je een foto van je medewerkers mag gebruiken voor commerciële doeleinden dien je het nodige af te wegen. Het vragen van toestemming voor het maken en gebruiken van foto’s is niet de juiste weg. Zowel onder de AVG als onder het portretrecht gaat het om een belangenafweging.

Het is een regelmatig terugkerende vraag: “mag mijn werkgever foto’s van mij gebruiken”. Ik heb hier eerder over geschreven. Toen in het algemeen over het portretrecht en de AVG. 

Nu ga ik specifiek in op de vraag of je als werkgever foto’s van werknemers mag gebruiken en publiceren. Mijn trouwe lezers weten inmiddels dat de verwerkingsgrond het centrale thema vormt bij dit soort vragen. Een foto is een persoonsgegeven wanneer je als persoon identificeerbaar bent. Met het plaatsen of publiceren van een foto ben je dus persoonsgegevens aan het verwerken. Voor het verwerken is er een verwerkingsgrond nodig. 

Deze vraag werd nog specifieker toen ik vorige week de vraag kreeg of je als werknemer moet meewerken aan de totstandkoming van de jaarlijkse kerstkalender. Alle medewerkers met kerstmuts op de foto voor de decembermaand van het komende jaar. 

Welke verwerkingsgrond?

Zoals gezegd, laten we beginnen met de verwerkingsgrond. Voor een foto zijn drie van de zes verwerkingsgrondslagen relevant. 

Toestemming

Je mag een foto verwerken wanneer iemand daarvoor toestemming heeft gegeven. Deze toestemming moet vrij worden gegeven. In een arbeidsrelatie is dit vaak een probleem. Een werknemer is vanwege de hiërarchische relatie niet vrij om aan zijn werkgever toestemming te geven. In een arbeidsrelatie ligt het dan ook voor de hand om op een andere grondslag dan toestemming te verwerken.

Uitvoering van een overeenkomst

Naast toestemming kan een werkgever een foto ook verwerken als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Ik kan me niet zo goed voorstellen dat een werkgever hiertoe een overeenkomst afsluit met een werknemer. Ja ok, als je een modellenbureau heb is het wel voor de hand liggend. 

Gerechtvaardigd belang

Als werkgever mag je foto’s verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor het gerechtvaardigd belang van je organisatie. Vaak is dit een commercieel belang. Art. 6 sub f AVG noemt, evenals de jurisprudentie, drie voorwaarden voor het gerechtvaardigde belang. Dit (veelal) commerciële belang dien je af te wegen tegen het privacybelang van de afgebeelde persoon. Een organisatie heeft geen gerechtvaardigd belang wanneer het commerciële doel ook op een andere manier kan worden bereikt. Een andere manier die minder gevolgen heeft voor de privacy van de afgebeelde werknemer. Als de belangen van de werknemer zwaarder wegen dan die van de werkgever, kun je als werkgever géén beroep doen op het gerechtvaardigd belang. 

Portretrecht

Dan heb je de AVG gehad, moet je nu als werkgever ook nog rekeninghouden met het portretrecht?  Op grond van het portretrecht kan een persoon zich verzetten tegen de publicatie van zijn portret. Dit kan wanneer hij hiervoor een redelijk belang heeft. In de situatie van de bedrijfskalender zal het privacybelang met het commercieel belang worden afgewogen. 

Conclusie

Bij de beantwoording op de vraag of je een foto van je medewerkers mag gebruiken voor commerciële doeleinden dien je dus het nodige af te wegen. Naast de AVG is het portretrecht van toepassing. Het vragen van toestemming voor het maken en gebruiken van foto’s is niet de juiste weg. Zowel onder de AVG als onder het portretrecht gaat het om een belangenafweging. Weegt het belang van de gefotografeerde werknemer op tegen het belang van de werkgever die de foto wil publiceren? 

Gaat de bedrijfskalender er komen? Je hebt hierbij een commercieel belang als werkgever. Je wilt je klanten laten zien wat een geweldig team aan mensen je hebt en daarvoor is de kalender een leuk idee. Dit is echter niet een specifiek doel van zo’n kalender en je kunt je team ook op een andere manier onder de aandacht van je klanten brengen. Ik zie dan ook geen gerechtvaardigd belang dat rechtvaardigt dat werknemers getooid in kerstmuts op de kalender moeten pronken.